Anwendungsbeispiel Rechnungseingangsprozess

Wir haben für den Schnellstart einen typischen Arbeitsweg konfiguriert und dafür theoretische Rollen und Benutzer angelegt, mit denen wir Ihnen die Funktionen und Anwendung von HONESTY vorstellen.  Bei einem Rechnungseingangsprozess ist die Rolle der Buchhaltung für die Datenerfassung sowie Buchen & Bezahlen zuständig. Die Aufgaben der Buchhaltung sind im folgenden Schaubild grün hervorgehoben.

Im Folgenden sehen Sie die Benutzeroberfläche eines normalen Benutzers, der keine Administrationsberechtigungen hat. Je nach eingestellter Rolle unterscheidet sich Ihre Benutzeroberfläche von anderen Benutzern. In diesem Anwendungsbeispiel behandeln wir einen einfachen Eingangsrechnungsprozess und Sie sehen die Benutzeroberfläche einer Mitarbeiterin der Buchhaltung mit dem Namen Berta Berger.

Wenn die Mitarbeiterin der Buchhaltung Berta Berger HONESTY aufruft, um ihre Eingangsrechnungen zu bearbeiten, sieht sie zunächst Ihre Benutzeroberfläche. Als Buchhalterin kann sie über Ihre Aufgaben auf Eingangsrechnungen zugreifen, die importiert und ihrer Rolle zugewiesen wurden.

Hier kann sie nun sehen, dass Sie eine Rechnung auf ihrer Aufgabenliste hat, die sie bearbeiten muss. Mit einem Klick auf die  des Dokuments kann sie  Dokument anzeigen wählen und gelangt so in folgende Ansicht:

Die Aufgabe von Berta Berger als Buchhalterin ist hier das Erfassen der Daten, indem sie die Attribute in der Detailansicht ausfüllt. Abschließend kann sie ihre Eingaben über einen Klick auf  Speichern rechts unten sichern.

Durch das Speichern der ausgefüllten Daten ist die Datenerfassung und damit die Aufgabe von Berta Berger abgeschlossen und das Dokument geht in den nächsten Workflowstatus. Die Rechnung wird als nächstes durch den Kostenstellenverantwortlichen bearbeitet. Anschließend erscheint die Rechnung wieder auf der Aufgabenliste von Berta Berger und die Buchhaltung muss die Rechnung zur Bezahlung freigeben. 

Wenn Berta Berger in der Checkbox „Bezahlung freigeben“ einen Haken setzt und speichert, ist ihre Aufgabe erledigt, die Rechnung taucht nicht mehr in ihrer Aufgabenliste auf und geht in den nächsten Schritt des Workflows. Durch eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware wird die Rechnung dann weiterverarbeitet und schließlich archiviert.